Preguntas frecuentes sobre registros médicos de pacientes 
 
 
 
 

·          ¿Cómo obtengo copias de mis registros médicos, los registros de un menor de edad o un familiar difunto?

 

Para recibir copias de registros médicos puede visitar el Departamento de control de información sobre salud y registros médicos (HIM o Health Information Management/Medical Records Department), ubicado en Medical Arts Building de John F. Kennedy Memorial Hospital. También puede llamar ak (760) 775-8124 si desea información extra sobre cómo obtener copias.

 

·          ¿En cuánto tiempo atienden mi solicitud de copias de registros?

 

Tardamos aproximadamente catorce (14) días hábiles en procesar los registros para “uso personal”, es decir, registros solicitados para usted, abogados, reclamaciones de seguros, etc.

 

·          ¿Qué ocurre si necesito que envíen mis registros al consultorio de mi doctor a tiempo para una cita?

 

Si usted solicita que enviemos los registros al consultorio de un médico, los remitiremos directamente por correo a la dirección del consultorio (o los enviaremos por fax si la cita tendrá lugar en uno o dos días). No hay ningún cargo extra por enviar los registros directamente al consultorio del doctor. Si usted prefiere entregar personalmente los registros, habrá una tarifa de procesamiento burocrático de $15.000 y un cargo de $0.25 por página, de conformidad con la legislación vigente del Estado de California y la HIPAA.

 

·          ¿Existe algún cargo por obtener copias de mis registros médicos?

 

Sí. Las leyes del Estado de California nos permiten cobrar una tarifa de procesamiento burocrático de $15.00, más $0.25 por cada página copiada.

 

·          Necesito mis registros para una cita médica, no son para mí, ¿de cualquier manera me cobrarán?

 

No. A modo de cortesía para nuestros médicos, enviamos por correo directamente a su consultorio los registros de atención médica continua. Cuando la cita esté demasiado próxima como para confiar en el correo, remitiremos por fax los registros al consultorio médico si el paciente nos autoriza para ello.

 

·          ¿Puedo solicitar copias de mis registros por teléfono?

 

No. De conformidad con la Ley de Portabilidad y Transparencia en Materia de Seguros de Gastos Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)), es necesario aportar cierta información en el formato de autorización, así como firmar y fechar dicho formato, como requisito previo a la entrega de registros médicos. Todas las peticiones deben ser remitidas por escrito y mediante el formato de autorización adecuado. Únicamente el paciente o su representante legal debidamente acreditado pueden firmar ese formato.

 

·          ¿Puede bastar con una carta en la que solicite mis registros?

 

No. Según la HIPAA, se exige que el formato de autorización contenga cierta información y que dicho formato sea debidamente llenado. Por lo tanto, usted debe usar el formato de autorización impreso que le proporcionamos en el Departamento de control de información sobre salud y registros médicos.

 

·          ¿Cómo obtengo el formato de autorización y dónde lo entrego una vez que lo llene?

 

Puede acudir al Departamento de control de información sobre salud y registros médicos de lunes a viernes, de 8:00 AM a 4:30 PM, para recoger o entregar el formato de autorización. Si tiene acceso a un aparato de fax, puede solicitar una copia del formato de autorización por este medio. Envíenos por correo la autorización debidamente llenada o entréguela personalmente en el Departamento de control de información.

 

Dirección de correo:

 

Departamento de Control de información sobre salud (Health Information Management Department)
John F. Kennedy Memorial Hospital
47-111 Monroe St.
Indio, CA 92201

 

Ubicación de nuestras oficinas:

 

Departamento de Control de información sobre salud (Health Information Management Department)
Medical Arts Building, JFK
Lunes a viernes, 8 AM a 4:30 PM

 

·          ¿Cómo recibiré las copias una vez que hayan sido elaboradas?

 

Si solicitó por cuenta propia los registros médicos, usted puede pasar a recoger sus copias al Departamento de control de información sobre salud y registros médicos. En ese momento verificaremos su identidad antes de entregar las copias. Otra alternativa es que le enviemos por correo las copias al domicilio que usted señale en el formato de autorización.

 

·          ¿Necesito llevar conmigo una identificación con fotografía cuando pase a recoger mis registros médicos?

 

Sí. Verificaremos la autorización y su identidad antes de entregar las copias.

 

·          Si ya firmé un formato de autorización para obtener una copia de mis registros, ¿puedo pedir a mi cónyuge / amigo / hijo que acuda a recoger los registros en mi nombre?

 

La autorización es muy específica en cuanto a la persona a quién se le entregarán los registros. La única persona que puede recoger los registros deberá ser mencionada en dicha autorización. La persona indicada deberá traer consigo una identificación oficial con fotografía, como su licencia de conducir, al presentarse para recoger las copias.

 

·          ¿Cómo puedo obtener copias de mis parientes difuntos?

 

Deberá traer consigo una copia certificada del acta de defunción al Departamento de control de información sobre salud y registros médicos. El registro médico debe contener el nombre de los parientes más próximos. Los familiares que deseen obtener copias de los registros médicos de pacientes difuntos deberán apegarse a la siguiente línea de autorización. En el caso de parientes adultos, el cónyuge sobreviviente puede emitir la autorización. Si el cónyuge tampoco vive, los hijos serían los parientes más próximos. En el caso de menores de edad, los padres o tutores pueden autorizar la entrega de información. En caso de no haber parientes próximos mencionados en el registro médico, le pediremos que obtenga un documento con validez jurídica en el que se indique que usted está facultado(a) para recibir copias del registro.

 

·          ¿Cómo puedo obtener una copia de la partida de nacimiento de mi hijo(a)?

 

El Código de Salud y Seguridad de California (Health and Safety Code), en su Sección 103526, indica que solamente personas debidamente autorizadas pueden recibir copias certificadas de actas de nacimiento. Toda persona que solicite una copia certificada de la partida de nacimiento deberá llenar una Solicitud de copia certificada de partida de nacimiento.. Dicha solicitud debe ser notariada. Una vez que el formato haya sido llenado y notariado, deberá enviarlo por correo, junto con un cheque u orden de pago por la cantidad de $18.00 (a la orden de County of Riverside) a:

 

Vital Records
P.O. Box 7600
Riverside, CA 92513

 

El Departamento de control de información sobre salud y registros médicos de John F. Kennedy Memorial Hospital no está facultado para entregar copias de partidas de nacimiento. La única manera de obtenerlas es por medio de la Oficina de Registros de Vida (Vital Records Office) de County of Riverside. Puede recabar el formato de solicitud en el Departamento de control de información de John F. Kennedy Memorial Hospital.

 

·          ¿Puedo notariar la solicitud de copias certificadas de partidas de nacimiento en John F. Kennedy Memorial Hospital?

 

No. Nosotros no ofrecemos servicios notariales.

 

·          ¿Cómo puedo obtener mayor información sobre registros médicos?

 

El Departamento de control de información sobre salud y registros médicos de John F. Kennedy Memorial Hospital abre de lunes a viernes, de 8:00 AM a 4:30 PM. Cerramos en la mayoría de las festividades importantes. Llame al (760) 775-8124 si tiene dudas o necesita más información. También nos puede plantear sus dudas por correo-e escribiendo a JFKPrivacySecurityOffice@tenethealth.com

 

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